CASO STUDIO - Zero carta per la gestione di appalti e cantieri in azienda

Il Problema del Cliente

Un’importante azienda del settore alimentare ci ha contattati con l’obiettivo di semplificare la compilazione e la gestione dei moduli dedicati alla gestione di appalti in cantiere: art. 26 e Titolo IV del D. Lgs. 81/08. L’uso di modelli cartacei e scambi via email tra committente e fornitore rallentava i processi produttivi e creava frequenti errori e mancanze documentali.

Le principali criticità riscontrate erano:

• Scambio continuo di documenti via email: ogni aggiornamento o firma richiedeva più invii e versioni del file.

• Mancanza di tracciabilità: difficile verificare chi avesse firmato, quando e con quale documento.

• Ritardi nei tempi di approvazione: l’attesa della firma del fornitore o del committente spesso bloccava l’avvio delle attività.

• Compliance normativa: le firme sui documenti erano spesso mancanti o non complete.

La Soluzione Sviluppata con WeareforCONTRACT

Abbiamo implementato il modulo WeareforCONTRACT, esteso con una nuova componente interamente dedicata alla digitalizzazione e firma sicura dei moduli online. Grazie a questa soluzione:

• Niente più documenti via email: i moduli vengono compilati e approvati direttamente in piattaforma, da browser o smartphone.

• Firma a doppio fattore (OTP): committente e fornitore firmano digitalmente attraverso autenticazione OTP, garantendo identità verificata e piena validità legale.

• Archivio centralizzato: ogni modulo firmato viene conservato in cloud e consultabile in pochi secondi.

• Automazione del workflow: notifiche automatiche informano le parti in tempo reale sullo stato di compilazione e firma.

• Gestione delle revisioni: se un modulo richiede una modifica il sistema garantisce la gestione delle revisioni archiviando le versioni precedenti e gestendo quelle nuove.

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Risultati

In meno di due mesi, l’azienda ha visto risultati concreti e misurabili:

• Riduzione dell’80% dei tempi di compilazione e firma.

• Eliminazione totale degli errori manuali legati allo scambio via email.

• Digitalizzazione conforme alle normative vigenti sul trattamento dei dati e gestione documentale.

• Incremento della produttività dei reparti amministrativi, ora focalizzati su attività a maggior valore.

• Tracciamento totale e completo della documentazione dedicata alla gestione di art. 26 e Titolo IV del D. Lgs. 81/08

Conclusione

Questo progetto ha dimostrato come la digitalizzazione dei moduli possa migliorare radicalmente l’efficienza aziendale e la trasparenza dei processi. WeareforCONTRACT ha permesso al cliente di passare da una gestione manuale e frammentata a un flusso digitale, sicuro e tracciabile, riducendo tempi e rischi di non conformità.

Se anche la tua azienda vuole eliminare la carta e ottimizzare tempi e controlli, scopri di più su WeareforCONTRACT e richiedi una demo personalizzata.

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