Il Problema del Cliente
Un’importante azienda nel settore della logistica e trasporti ci ha contattati per affrontare una sfida cruciale: la gestione deigli appalti di fornitura e di partnership era diventata ingestibile. La crescita dell’azienda aveva portato a un aumento esponenziale del numero di contratti, spesso stipulati in formati differenti e gestiti manualmente.
Le principali difficoltà riscontrate erano:
Ritardi nei processi decisionali: L’assenza di un sistema centralizzato causava difficoltà nel reperire documenti e monitorare le scadenze.
Errori umani:Â La gestione manuale nella varifica delle scadenze e dei documenti portava spesso a errori di trascrizione, dimenticanze e costi nascosti.
Conformità normativa: L’azienda aveva difficoltà a garantire che tutti gli appalti rispettassero le normative in continua evoluzione.
In sintesi, il team HSE e amministrativo erano sopraffatti da processi inefficaci, causando rallentamenti nelle operazioni e rischi significativi per il business.
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La Soluzione Sviluppata con WeareoforCONTRACT
Per risolvere queste problematiche, abbiamo implementato il modulo progettato per la gestione intelligente di appalti e cantieri aziendali. La soluzione è stata personalizzata in base alle esigenze specifiche del cliente, includendo le seguenti funzionalità :
Centralizzazione e accesso immediato:Tutti gli appalti sono stati caricati su piattaforma centralizzata basata su cloud. Grazie a un motore di ricerca avanzato, il team può ora trovare facilmente qualsiasi documento utilizzando parole chiave, date o nomi dei partner.
Automazione delle scadenze: invio notifiche e promemoria automatici per monitorare le scadenze, come CCIAA, DURC, RCT/RCO, Ecc... Questo ha eliminato il rischio di eventi critici.
Integrazione con altri sistemi aziendali:Il software è stato integrato con gli strumenti ERP e CRM già in uso dal cliente, consentendo una visione completa e coordinata delle operazioni. Compresa la gestione dei tornelli in portineria.
Conformità normativa: Incluse regole di conformità aggiornate e automatizzare con controlli periodici sui documenti.
Analisi avanzata dei dati:La piattaforma fornisce report dettagliati che aiutano il management a prendere decisioni informate basandosi su metriche chiave come durata media dei contratti, costi di rinnovo e performance dei fornitori.
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Risultati
Grazie a WeareforCONTRACT, l’azienda ha ottenuto risultati tangibili in poche settimane:
Efficienza aumentata del 40%: Il tempo dedicato alla gestione dei contratti è stato drasticamente ridotto.
Riduzione degli errori: La digitalizzazione e l’automazione hanno eliminato gli errori umani nei processi.
Miglioramento della conformità : Tutti i contratti rispettano ora le normative locali e internazionali.
Decision-making più rapido: La disponibilità di dati strutturati ha accelerato i processi decisionali del 30%.
Conclusione
La collaborazione con il nostro team ha permesso al cliente di trasformare una sfida complessa in un’opportunità per innovare. WeareforCONTRACT si è dimostrato uno strumento essenziale non solo per semplificare la gestione quotidiana, ma anche per migliorare l’efficienza operativa complessiva.
Se anche tu stai affrontando sfide simili, scopri come WeareforCONTRACT può aiutare la tua azienda. Contattaci per una consulenza personalizzata!
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